KLSH-Cadastre: The management of service to citizens and the guarantee of data security is insufficient

In the last audit carried out by the State Control in the field of the implementation of Information Technology in some state institutions, it has been found that an obvious problem seems to be in the system of the State Cadastre Agency.

According to last year's monitoring, problems related to the multi-functional system are noticed, which is overloaded and risks providing non-stop service to citizens, and data security is not guaranteed.

KLSH also "draws attention" to the lack of controls and further development of IT resources in AKSH.

The audit group based on the International Auditing Standards namely ISSAI 100, ISSAI 5300, ISSAI 5310 as well as Articles 3 and 14 of Law 154 "On the Organization and Functioning of KLSH" dated 27.11.2014 finds that

The lack of institutional strategy and strategy in terms of information technology carries the risk of misdirecting the resources necessary to support the activity of ASHK. The lack of appropriate controls and mechanisms in order to create, maintain, develop IT resources and the lack of updated regulatory acts in terms of information technology systems have influenced an unmonitored development of institutional activity and without delegating individual responsibilities for actions done.

The operation performance of the multi-functional system caused by the high overload is poor. The multifunctional system constantly works intermittently and has problems with the normal progress of work, negatively affecting the work of specialists and the institution in providing services to citizens and businesses. In our judgment, the identification and administration of critical elements in the provision of services to citizens and businesses and the guarantee of data security as well as continuity in the provision of service without interruption through information technology is insufficient.

The electronic administration of official real estate information and real rights on it is carried out by the Economic Operator of the service contract of the electronic register of real estate, when this must be done by the ASHK by determining the responsible persons, who must administer each type official real estate information and their rights. This is contrary to Article 8, point 4, letter c. Law no. 111/2018 dated 07/02/2019 "For the Cadastre".

ASHK nuk ka marrë masa për kalimin e strukturave përgjegjëse TIK tek AKSHI si dhe dorëzimin e Sistemeve dhe Infrastrukturës TIK ekzistuese nën administrimin dhe inventarin e AKSHI-t, së bashku me të drejtat dhe detyrimet juridiko-civile sipas përcaktimeve dhe afateve të vendosur në VKM Nr. 673, datë 22.11.2017, “Për riorganizimin e Agjencisë Kombëtarë të Shoqërisë së Informacionit”, i ndryshuar.

Në auditimin e fundit të realizuar nga Kontrolli i Shtetit në fushën e zbatimit të Teknologjisë së Informacionit në disa institucione shtetërore, ka konstatuar se një problematikë evidente duket të jetë në sistemin e Agjencisë Shtetërore të Kadastrës.

Sipas monitorimit të vitit të shkuar, vihen re problematika lodhur me sistemin multifunksional i cili ka mbingarkesë dhe riskon në ofrimin e shërbimit nonstop ndaj qytetarëve dhe gjithashtu, nuk garantohet siguria e të dhënave.

KLSH “tërheq veshin” edhe për mungesë kontrollesh dhe zhvillimi të mëtejshëm të burimeve të IT në AKSH.

Grupi i auditimit mbështetur në Standardet ndërkombëtare të Auditimit përkatësisht në ISSAI 100, ISSAI 5300, ISSAI 5310 si dhe nenet 3 dhe 14 të ligjit 154 “Për Organizimin dhe Funksionimin e KLSH” datë 27.11.2014 konstaton se:

Mungesa e strategjisë institucionale dhe strategjisë në drejtim të teknologjisë së informacionit mbart riskun e keqadresimit të burimeve të nevojshme për mbështetjen e veprimtarisë së ASHK. Mungesa e kontrolleve dhe mekanizmave të duhur me qëllim krijimin, mirëmbajtjen, zhvillimin e burimeve IT dhe mungesa e akteve rregullatorë të përditësuar në drejtim të sistemeve të teknologjisë së informacionit kanë ndikuar në një zhvillim të pa monitoruar të aktivitetit institucional dhe pa deleguar përgjegjësitë individuale për veprimet e kryera.

Performanca e funksionimit të sistemit multifunksional, shkaktuar nga mbingarkesa e lartë është e dobët. Sistemi multifunksional vazhdimisht punon me ndërprerje dhe ka probleme me ecurinë normale të punës duke ndikuar negativisht në veprimtarinë e punës së specialistëve dhe institucionit në ofrimin e shërbimeve kundrejt qytetareve dhe bizneseve. Në gjykimin tonë, identifikimi dhe administrimi i elementëve kritikë në ofrimin e shërbimeve kundrejt qytetareve dhe bizneseve dhe garantimin e sigurisë së të dhënave si dhe vazhdimësisë në ofrimin e shërbimit pa ndërprerje nëpërmjet teknologjisë së informacionit është i pamjaftueshëm.

Administrimi elektronik i informacionit zyrtar të pasurive të paluajtshme dhe të drejtave reale mbi të, kryhet nga Operatori Ekonomik i kontratës së shërbimit të regjistrit elektronik të pasurive të paluajtshme, kur këtë duhet ta realizojë ASHK duke përcaktuar personat përgjegjës, të cilët duhet të administrojnë çdo lloj informacioni zyrtar të pasurive të paluajtshme dhe të drejtat e tyre. Kjo në kundërshtim me edhe me Nenin 8, pika 4, shkronja c. Ligjin nr. 111/2018 datë 07/02/2019 “Për Kadastrën”.

ASHK has not taken measures for the transition of responsible ICT structures to ANA as well as the delivery of the existing ICT Systems and Infrastructure under the administration and inventory of ANA, together with the legal-civil rights and obligations according to the definitions and deadlines established in VKM No. . 673, dated 22.11.2017, "On the reorganization of the National Agency of the Information Society", as amended. Monitor