The Government approves new procedures for declaring residence in e-Albania

The government has approved a new decision that defines the new way of declaring, changing and specifying the place of residence or residence of citizens through the e-Albania portal.

According to the decision, citizens who want to declare or change their residential address must upload documents proving the address, such as a lease, ownership or housing loan contract.

If someone wants to register in another household, the head of the household must provide online approval. The residential address must be the same for all family members and comply with legal addressing standards.

Specific rules are also foreseen for prisoners and persons staying in health institutions for more than three months. These institutions are obliged to notify the civil status within 48 hours after fulfilling this deadline, while after their release, the notification must be made within 5 days.

Also, for any discrepancies in the addresses of family members or deficiencies in the documentation, the civil registry will notify citizens for correction within certain deadlines. In some cases, officials can correct the data themselves without requesting an application from citizens.

DECISION

ABOUT

 DETERMINING THE MANNER OF SUBMITTING THE REQUEST, THE NECESSARY DOCUMENTATION, THE RULES FOR THE DECLARATION AND CHANGE OF THE PLACE OF RESIDENCE OR PLACE OF RESIDENCE OF CITIZENS, AS WELL AS FOR CITIZENS IN HEALTH INSTITUTIONS AND INSTITUTIONS FOR THE EXECUTION OF CRIMINAL DECISIONS

In accordance with Article 100 of the Constitution and point 7, Article 14, of Law No. 10129, dated 11.5.2009, “On Civil Status”, as amended, upon the proposal of the Minister of Interior, the Council of Ministers

 

DECIDED:

1. Citizens with residence or place of residence in the territory of the Republic of Albania shall declare, change or clarify their residence or place of residence electronically (on-line), on the government portal "e-Albania", by uploading the property ownership document, the rental, loan, use contract or any other legal document that proves their residence or place of residence at the declared address.

2. The citizen, who wishes to reside in an existing family, submits the request electronically (on-line), through the government portal “e-Albania”. This request must be confirmed by the head of the host family on the government portal “e-Albania”, respecting the housing standards, approved by the legislation in force.

3. Documents uploaded by the citizen to the electronic service on the government portal "e-Albania" are stored in the database of the National Civil Status Registry.

4. Deklarimi, ndryshimi ose saktësimi i vendbanimit, me kërkesë të kryefamiljarit, pasqyrohet njëkohësisht për të gjithë anëtarët e tjerë të familjes.

5. Anëtari madhor i familjes, i cili kërkon të ndryshojë vendbanimin, më parë duhet të kryejë procedurën e veçimit nga familja.

6. Të gjithë anëtarët e një familjeje duhet të kenë të njëjtën adresë vendbanimi, që plotëson të gjitha elementet e adresës, sipas dispozitave të parashikuara nga legjislacioni për sistemin e adresave në Republikën e Shqipërisë.

7. Shtetasi ka detyrimin të deklarojë vendqëndrimin e tij, përveç rasteve të parashikuara në pikën 8 të këtij vendimi.

8. Për shtetasit, që kryejnë dënimin në institucionet e ekzekutimit të vendimeve penale apo qëndrojnë në institucionet e paraburgimit në pritje të vendimit gjyqësor për më shumë se 3 (tre) muaj dhe shtetasit që qëndrojnë pa ndërprerje në institucione shëndetësore për kurim mjekësor afatgjatë dhe kur qëndrimi në këto institucione zgjat më shumë se 3 (tre) muaj, institucioni përgjegjës duhet të paraqesë, brenda 48 (dyzet e tetë) orëve nga plotësimi i afatit të mësipërm, pranë zyrës së gjendjes civile, që ka në juridiksion territorial institucionin përkatës, listën emërore të tyre, e cila duhet të përmbajë emrin, mbiemrin dhe numrin personal.

9. Kur përfundon qëndrimi i shtetasve në një nga institucionet e përcaktuara në pikën 8 të këtij vendimi, institucioni përkatës njofton zyrën e gjendjes civile, që ka në juridiksion territorial lidhur me këtë fakt, brenda 5 (pesë) ditëve.

10. Shkëmbimi i të dhënave, sipas pikave 8 dhe 9 të këtij vendimi, kryhet me ndërveprim nëpërmjet platformës qeveritare të ndërveprimit.

11. Në rastet kur konstatohet se anëtarët e së njëjtës familje kanë adresë vendbanimi të ndryshme nga njëri-tjetri, nëpunësi duhet të kryejë saktësimin e të dhënave të vendbanimit.

12. Me ndryshimin e vendbanimit të shtetasve, nga zyrat e gjendjes civile në bashki/njësi administrative kryhen përditësimet e përbërësve të tjerë të gjendjes civile, si elementet e adresës së vendbanimit dhe numri i votimit.

13 Zyrat e gjendjes civile në bashki/njësi administrative, në rastin kur konstatojnë se ka mangësi në dokumentacion për deklarimin, ndryshimin ose saktësimin e vendbanimit apo të vendqëndrimit, njoftojnë brenda 24 (njëzet e katër) orëve shtetasit për plotësimin e dokumentacionit nëpërmjet portalit qeveritar                    “e-Albania”. Plotësimi i dokumentacionit të kërkuar nga zyra e gjendjes civile bëhet nga shtetasit brenda 3 (tri) ditëve nga njoftimi.

 

14. Civil status offices in municipalities/administrative units, in the event that they determine that the citizen's address does not contain all the address elements, according to the provisions provided by the legislation on the address system in the Republic of Albania, shall notify, within 24 (twenty-four) hours, the citizen to complete the documentation through the government portal "e-Albania". The completion of the documentation requested by the civil status office shall be done by the citizen within 3 (three) days from the notification.

15. Civil registry offices in municipalities/administrative units, when they ascertain an incorrect element of the address that can be corrected by them, correct this element primarily, without the need for an application by the citizen.

 16. The General Directorate of the State Police or the office covering citizenship and refugees shall notify the civil status service of any act that creates, terminates or changes rights regarding the place of residence of foreign citizens with a residence permit, foreign citizens who have acquired refugee or subsidiary protection status, as well as stateless persons.

17. The civil status office official, after receiving the documentation and request from citizens or from institutions that have this legal obligation, makes the declaration or change of the address of the foreign citizen in the National Civil Status Registry, according to the rules established by the legislation in force for foreigners.

18. Decision No. 1243, dated 11.12.2009, of the Council of Ministers, “On the determination of the documents that citizens must submit, and of the procedures that civil status offices, in municipalities/administrative units and special state institutions, must carry out, for changes in the residence/address of citizens”, as amended, is repealed.

 

19. The Ministry of Interior, the General Directorate of Civil Status, civil status offices in municipalities/administrative units, the Ministry of Justice, the Ministry of Health and Social Protection and local self-government units are responsible for the implementation of this decision.

 

This decision enters into force upon publication in the "Official Gazette".